Expediteurs: wie zijn het en wat doen ze precies?

Heb je goederen ingekocht in China en wil je ze naar Europa halen? Of heb je ze ergens anders in Azië gekocht? Wil je juist iets naar Zuid Amerika transporteren? Grote kans dat je een expediteur in de arm neemt! Deze blog beschrijft wat een expediteur precies doet, geeft informatie over de industrie, vertelt waarom die informatie interessant is, beschrijft de verschillen tussen expediteurs en andere spelers in de logistiek, hoe het werkt als je met een expediteur in zee gaat, en de belangrijkste dingen om op te letten als je met een expediteur werkt!

Wat is een expediteur?

Internationaal transport van goederen komt doorgaans met de nodige complexiteit, als je daar zelf de kennis of tijd niet voor hebt, kun je een expediteur inschakelen. De expediteur kan het hele logistieke traject voor je organiseren.

De complexiteit is onder andere een gevolg van een aantal formaliteiten, zoals de verschillende benodigde documenten, douane afhandeling, invoerrechten en bijvoorbeeld incoterms. Daarnaast is de uitvoering van transport ook een bron van complexiteit. Zo kan je denken aan verschillende ‘modaliteiten’ die samen moeten werken, zoals wegtransport met zee-, trein- en/of luchtvracht, of de magazijnen en (lucht)haven operaties.

Zo is het makkelijk voor te stellen dat een dergelijk traject zelf organiseren een tijdrovend en lastig proces is. Dus, geen tijd om jezelf erin te verdiepen? Een expediteur, of freight forwarder, is hier in gespecialiseerd en neemt dit voor je uit handen!

In Nederland alleen werkten in 2012 255 expediteurs volgens ABN AMRO. Volgens het CBS zijn de 16.000 mensen die werkzaam zijn in de sector verantwoordelijk voor bijna 60 miljard Euro. Dat is ~10% van de wereldwijde markt. Daarmee heeft Nederland dus relatief een grote expediteurs markt.

‍

Het probleem voor verzenders

Er zijn dus veel logistieke dienstverleners in de Nederlandse markt. Vervolgens concurreren die weer met de aanbieders in het land van herkomst van de goederen, zoals bijvoorbeeld de vele logistieke dienstverleners in China. Dit maakt het vaak lastig te bepalen wie nou de juiste partner is voor je transportopdracht. Zomaar met een expediteur in zee gaan kan behoorlijk wat onnodige kosten en problemen opleveren.

Hoe kan dat anders? Al deze aanbieders hebben een niche waarin zij uitblinken. Bijvoorbeeld een expediteur in Rotterdam, met een overslag locatie in Shenzhen kan naar alle waarschijnlijkheid scherper aanbieden voor deelladingen (LCL of less container load) vanuit de Shenzhen regio dan een expediteur die dat niet heeft. Een dergelijke expediteur zal namelijk naast de lokale middelen ook de beste afspraken hebben met lokale agenten, havens, rederijen en transportbedrijven. Doordat zij zo specialistisch zijn, hebben ze ook relatief veel ervaring op het traject. Zo hebben de specialisten ook doorgaans meer relevante kennis en daarmee een verhoogde betrouwbaarheid. Dus naast de beste prijs, zijn ze ook nog het meest betrouwbaar.

In een optimale situatie werk je dus altijd met de specialist. Dus als je producten uit Vietnam, India of Taiwan verstuurd, wil je natuurlijk wel de partij hebben die dat het best kan. Hetzelfde geldt als je af en toe een grote shipment hebt met spoed, een juist een kleine die wel even mag duren. Je zal elke keer beter terecht kunnen bij een ander.

Om het nog wat lastiger te maken, is het een zeer traditionele markt. De meeste forwarders hebben beperkt informatieve websites en vage prijsstellingen. Specialismen zijn niet zomaar te vinden, en ze zullen desgevraagd altijd zeggen dat ze kunnen helpen. Helaas krijg je dan met grote regelmaat toch geen, of hoge prijzen toegestuurd. De offertes zijn vaak ook complex te begrijpen. Daarmee is het moeilijk te doorgronden waar het verschil in prijzen vandaan komt. Helemaal als je de specialistische kennis zelf niet in pacht hebt. Dat kan je dus heel veel tijd en geld kosten.

De combinatie van deze zaken kan het vinden van een goede expediteur een duur en tijdrovend proces maken! Het is bijna onmogelijk om iedere keer weer de optimale partner te vinden voor je transportopdracht. Oplossingen zoals die Cargoplot heeft ontwikkeld zijn bedoeld om een einde te maken aan dat probleem.

‍

Expediteur of transporteur?

Een expediteur is geen transport uitvoerder of transporteur. Een transporteur is verantwoordelijk voor het daadwerkelijke vervoer. Zij vervoeren bijvoorbeeld van de haven in Rotterdam tot aan een magazijn in het Oosten van Nederland. Daarbij is de transporteur het bedrijf met de vrachtwagen die dit uitvoert. De expediteur daarentegen is de bemiddelaar. In voorgaande voorbeeld kan de expediteur dus degene zijn die de transporteur heeft ingeschakeld voor het laatste gedeelte van het transporttraject waar hij of zij voor in is geschakeld.

Waarom is dit onderscheid van belang?

Een expediteur kan wel ook bijvoorbeeld een wagenpark hebben, waardoor hij voor een deel ook een transporteur is. Dat kan voor vrij verwarrende situaties zorgen! Vaak is het namelijk zo dat een expediteur en transporteur verschillende verantwoordelijkheden hebben in de transportketen, dat heeft implicaties wanneer problemen ontstaan. Bijvoorbeeld bij beschadiging draagt de transporteur over het algemeen de verantwoordelijkheid, de expediteur heeft tenslotte alleen het transport georganiseerd voor de klant. Hij heeft dan dus niet ook verantwoordelijkheid in de uitvoering. Wel kan een expediteur zorgen voor betere kwaliteit van uitvoering, door bijvoorbeeld met betrouwbare partners te werken. Deze situaties kunnen natuurlijk altijd afwijken.

Wanneer is de expediteur dan wel verantwoordelijk?

Als een expediteur een fout maakt in zijn werk, dan kan hij wel verantwoordelijk zijn. Bijvoorbeeld bij het wisselen van containernummers, waardoor de producten in plaats van in Nederland, in Spanje aan zijn gekomen. Tegen die tijd kunnen de, misschien wel beperkt houdbare, producten waardeloos zijn geworden. Door de fout, kan de expediteur (deels) aansprakelijk zijn. Het is daarbij altijd essentieel om goed op de hoogte te zijn van de algemene voorwaarden van, en specifieke afspraken met de expediteur. De betrokken partijen zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van afspraken en indelen van verantwoordelijkheden. Meer informatie hierover kan je hier vinden.

‍

Hoe werk je samen met een expediteur?

De expediteur kan het hele logistieke traject uit handen nemen, maar vaak gaat het maar om een gedeelte. Je maakt een afspraak met je leverancier over meerdere zaken, waaronder:

- de aankoop van je producten,

- de manier waarop ze opgeleverd worden,

- het moment van overdracht van de verantwoordelijkheid en het eventuele risico voor de goederen.

Dat laatste bepaalt waar jij als klant dus verantwoordelijk voor bent in het logistieke traject. Voor dat gedeelte wordt doorgaans de expediteur ingeschakeld. Dergelijke afspraken worden vastgelegd met zogenaamde incoterms. Incoterms zijn internationale afspraken in de logistiek de International Chamber of Commerce. Met de juiste incotermen en randvoorwaarden vooraf afgesproken, weet iedereen waar ze aan toe zijn.

Het loont soms om toch ook altijd even te bespreken met een leverancier, wat er dan wel of niet onder de incoterm valt volgens de leverancier. Het kan zijn dat de voorwaarden niet helemaal eenduidig geïnterpreteerd worden wereldwijd. Dat is alleen een probleem, als het onderliggende niet duidelijk doorgesproken is! Een goede forwarder kan hier gelukkig wel bij helpen, en kent ook de standaard verwarringen.

Als je eenmaal de afspraken helder hebt, kan je je zoektocht naar je forwarding partner beginnen. Zoals eerder omschreven kan dat een flink traject zijn. Het doel is degene te vinden die het best past bij je specifieke transport. Dat is afhankelijk van je type product (regulier vracht, gevaarlijke goederen, bulk), de locaties (oorsprong en bestemming), de dimensies, het gewicht, de modaliteit (lucht-, zee-, treinvracht). Om die zoektocht te vergemakkelijken zijn er handige systemen gemaakt. Zo kan je op de hoofdpagina van deze website www.cargoplot.com je transportspecificaties binnen een paar minuten invullen. Cargoplot matcht je dan automatisch met de meest geschikte expediteurs voor de opdracht. Check de prijzen, stel je vragen en kies je expediteur. Dat bespaard je niet alleen weken van je tijd, de ervaring leert dat het ook logistieke kosten met meer dan 80% kan verlagen!

Zodra je hebt gekozen voor een partner en de order bij je leverancier geplaatst is, neemt de forwarder alles voor je uit handen. De forwarder vraagt de contactgegevens van je leverancier op, zo kunnen ze de overdracht goed afstemmen. Afhankelijk van de afspraken die je gemaakt hebt, moet je betalen voor het transport en eventuele invoerrechten en BTW. Als alles goed gaat, komen de goederen netjes aan zoals overeengekomen!

‍

Veel voorkomende problemen en scams

Over het algemeen gaat alles goed, mits je met een betrouwbare expediteur in zee gaat. Toch zijn er soms wat dingen die mis kunnen gaan. Vaak heeft het te maken met niet exacte informatie verschaffing. Zo kunnen de afmetingen toch wat groter zijn, of net een ander gewicht. Als daardoor bijvoorbeeld een extra pallet op een stuk weg transport aangeslagen moet worden, kunnen de kosten net wat hoger uitvallen. Vaak is dit te overzien, maar het kan als vervelend ervaren worden door een naheffing. De verkeerde informatie komt vaak van een leverancier, maar kan op allerlei manieren mis zijn gegaan, tot aan een typefout!

Daarnaast wordt voor transporten tot 200kg vaak de incoterm delivered duty paid (DDP) te pas en te onpas gehanteerd. Officieel is de term DDP van toepassing wanneer de leverancier de goederen aflevert op afgesproken adres, en daarvoor ook de invoerrechten en BTW heeft betaald. Dat gebeurt dus soms. Echter, vaak neemt de ontvangende partij een agent uit China in de arm, die dan ook DDP aanbiedt. In weze is de afspraak met de leverancier dan bijvoorbeeld ex works, en neemt de agent het volledige logistieke traject over voor jou als klant. Het belangrijkste om op te merken bij een dergelijk transport onder DDP voorwaarden is dat het relatief onbetrouwbaar kan zijn. Bij Cargoplot is het overgrote deel van de problemen waar we over horen voortgekomen uit vertragingen of het zoekraken bij DDP transporten. Daarnaast is de documentatie bij DDP transporten vaak ook niet perfect op orde.

Daarnaast heb je nog het grijze gebied, waarbij trucs worden gebruikt om aanbiedingen wel heel interessant te laten lijken. Dit kan bij verschillende incoterms voorkomen, maar de essentie is dat de leverancier aanbiedt tot in de haven van bestemming te betalen. Daar worden dan zeer lage vrachtprijzen voor gerekend. Echter, als de goederen in de haven aankomen moeten alle handelingen ter plekke nog georganiseerd worden. Een aantal aangewezen bedrijven mogen dat doen. De bedragen die zij in rekening brengen voor dit werk staan vaak totaal niet in verhouding tot de kosten van een ‘normale’ situatie. Incoterms om voor op te letten zijn CIF, DAT, DAP en CPT. Dit is overigens lang niet altijd de situatie, enkel goed om op te letten!

‍

Conclusie

Wil je meer weten over expediteurs? Of ben je benieuwd hoe Cargoplot jou kan helpen om je logistieke proces uit handen te nemen? Neem dan contact met ons op en we helpen jou graag verder!